Abrechnung des Zuschusses

Die Zuschüsse des Fonds sind wirtschaftlich und sparsam einzusetzen und dürfen ausschließlich zur Deckung der mit dem Projekt zusammenhängenden Kosten und im Einklang mit den Bedingungen verwendet werden, die im Vertrag zur Gewährung eines Zuschusses festgelegt wurden.
Die unten aufgeführten Hinweise zur Abrechnung des Zuschusses sind Bestandteil des Vertrages und als solche für alle Teilnehmenden des Projekts verpflichtend.
Wir empfehlen Ihnen, sich das Online-Formular zur Abrechnung frühestmöglich vorab anzusehen, damit sie eine Vorstellung davon haben, was sie im Verlauf und nach dem Ende des Projekts nachweisen müssen und in welcher Form.

Wechselkurs: Wenn bei der Abrechnung die Umrechnung von Euro in Kronen oder umgekehrt notwendig wird, ist der für den Tag gültige Kurs anzuwenden, an dem die betreffende Transaktion stattfand (Zahlung, Ankauf der Währung) und der Abrechnung wird ein Nachweis über den verwendeten Kurs beigelegt.

Projektkosten und ihr Nachweis

Die Struktur der abgerechneten Ausgaben muss der Struktur der Kosten entsprechen, die im Vertrag über die Gewährung eines Zuschusses angeführt wurden. Alle Nachweise und zugehörigen Kontoauszügen müssen nummeriert sein.
- Werden die Nachweise elektronisch vorgelegt (durch Einspielung ins Online-Formular), werden sie automatisch nummeriert. Wird die Abrechnung vollständig (über das Excel-Formular) „auf Papier“ erstellt, nummerieren Sie die Nachweise bitte laufend in der Reihenfolge, wie sie in der Tabelle „Abgerechnete Ausgaben“ aufgeführt sind, beginnend bei der Zahl 1 (also 1, 2, 3 …).
Bei Gruppen-Aktionen ist eine Namensliste der Teilnehmenden vorzulegen. Ist die Teilnehmerzahl bedeutend niedriger als die im Antrag angegebene Zahl (oder ändert sich das Verhältnis von deutschen und tschechischen Teilnehmenden in bedeutendem Maße), muss das Budget nach Absprache mit einem oder einer Mitarbeitenden des Sekretariats korrigiert und der gewährte Zuschusse entsprechend angepasst werden.
Alle Ausgaben müssen in Kopie des Originalnachweises (Rechnung, Kassenzettel, Quittung, usw.) und zugleich mit einem Nachweis, der die Ausgabe dieses Postens belegt (Kontoauszug bei Überweisungen, Ausgabequittung der Kasse bei Barzahlung) nachgewiesen werden.

Eingegangene Rechnungen

Ausgaben, die der Organisation in Rechnung gestellt werden, müssen durch eine Kopie der eingegangenen Rechnung und zugleich der Zahlung dieser Verbindlichkeit nachgewiesen werden. Die Zahlung kann per Banküberweisung erfolgen – dann muss sie durch Kopie eines Kontoauszugs nachgewiesen werden, in dem der entsprechende Betrag markiert ist, oder in bar – dann ist sie durch eine Kopie des Ausgabe-Kassenbelegs der Organisation nachzuweisen. Wurde für die in Rechnung gestellte Tätigkeit ein Vertrag abgeschlossen, muss eine Kopie dieses Vertrags beigefügt werden.

Kassenbelege

Ausgaben aus in bar getätigten Einkäufen/Zahlungen müssen durch Kassenbons, Quittungen, Eintrittskarten usw. nachgewiesen werden. Subjekte, die zur Buchführung verpflichtet sind, fügen diesen Nachweisen auch die Kassenbelege über die Ausgaben bei.

Honorare

Honorare (z.B. für Autorinnen und Autoren, Künstlerinnen und Künstler, Dolmetscherinnen und Dolmetscher) sind durch Vertrag und Nachweis über Zahlung des Honorars nachzuweisen – per Kontoauszug oder Ausgabe-Kassenbeleg der Organisation.

Einzelpersonen, die Zuschussnehmer sind, weisen ihr Honorar per eidesstattlicher Erklärung nach, in der sie die Entstehungsdauer des Werks bzw. die Dauer, für die die Dienstleistung erbracht wurde, anführen und legen eine Übersicht der ausgeführten Tätigkeiten inklusive der Anzahl der Arbeitsstunden samt Stundensatz und Ausführungsdatum bei.

Reisekosten

Allgemeine Bedingungen für die Erstattung von Reisekosten

Reisekosten können nur erstattet werden, wenn die durchgeführten Reisen zur Erreichung des Projektziels notwendig waren
Reisekosten werden gemäß der entsprechenden Gesetzgebung abgerechnet, die im jeweiligen Land gilt (in Deutschland: Bundesreisekostengesetz, in Tschechien: Zákoník práce). Verpflegungskosten können Teil der Reisekosten sein, nicht aber Tagegelder.
Bei Reisen ist der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln (Zug 2. Klasse, Bus, öffentlicher Nahverkehr) der Vorzug zu geben. Das gewählte Verkehrsmittel muss dem Charakter des Projekts entsprechen und bei seiner Nutzung müssen die günstigsten Preisangebote berücksichtigt werden.
Die Nutzung von PKWs ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich, vor allem wenn:
- das Reiseziel abseits der Strecken öffentlicher Verkehrsmittel liegt;
- schweres Gepäck transportiert werden muss;
- es aufgrund von Mitnahme weiterer Personen billiger ist als öffentliche Verkehrsmittel.
Flüge müssen zuvor mit dem Büro des Zukunftsfonds konsultiert werden und sind nur in begründeten Fällen möglich – unter der Voraussetzung der Einsparung finanzieller Mittel.

Wie sind Reisekosten nachzuweisen?

Organisationen

Reisekosten werden durch das Reisekostenformular der Organisation nachgewiesen.
Aus dem Zuschuss des Zukunftsfonds können Reisekosten gemäß den internen Richtlinien des Antragstellenden bis zur gesetzlich festgelegten Höhe erstattet werden. Aus dem Reisekostenantrag muss hervorgehen:
- wer auf Dienstreise war
- zu welchen Zweck
- im Falle der Reise mit dem PKW: wie viele Kilomater gefahren wurden, die Art der Abrechnung der Erstattung (legen Sie eine Kopie der Fahrzeugpapiere bei)
- Im Falle der Reise mit einem öffentlichen Verkehrsmittel: Kopie der Originalbelege (Fahrkarten), auf deren Basis die Kosten erstattet werden

Bei Gruppen-Reisekosten muss auch eine Namensliste der Teilnehmenden der Reise vorgelegt werden.
Zur Reisekosten-Abrechnung gehört immer ein Zahlungsbeleg – ein Kontoauszug oder ein Kassenbeleg über die Ausgabe.

Einzelpersonen

Einzelpersonen weisen Ihre Reisekosten per Beleg nach (z.B. Fahrkarte, Flugticket, Benzinquittung) und legen Informationen darüber bei, wer gereist ist, von wo nach wo die Reise ging, mit welchem Transportmittel und zu welchem Zweck.

Lohnkosten

Lohnkosten für hauptberuflich Angestellte müssen über die Tabelle im Lohn-Modul nachgewiesen werden, aus der der Name des oder der Arbeitnehmenden hervorgeht, deren Lohn Teil der Projektabrechnung ist, und der Betrag, der Teil der Abrechnung ist.
Legen Sie zugleich eine Übersicht vor, aus der deutlich wird, auf welche Weise die Person am Projekt beteiligt war und wie viele Stunden Sie mit dieser Arbeit verbracht hat, sowie einen Nachweis über die erfolgte Zahlung an die mitarbeitende Person.
Bei Personen, die auf der Basis eines Vertrags über externe Arbeitstätigkeit oder eines Werkvertrags am Projekt mitarbeiten, muss eine Kopie dieses Vertrags und ein Beleg über die Begleichung beigelegt werden.

Unterbringung und Verpflegung, sofern vom Antragstellenden zur Verfügung gestellt

Es ist eine interne Aufschlüsselung der Ausgaben vorzulegen, in der der Name und der Termin der Aktion, die Anzahl der Tage und Personen und die Pro-Kopf-Kosten angeführt sind.

Projekteinnahmen und Ihr Nachweis

Teilnehmer-Beiträge

Einnahmen aus Teilnehmer-Beiträgen müssen nachgewiesen werden. Außer der tatsächlichen Gesamtzahl der Teilnehmenden muss die konkrete Höhe der Gebühr pro teilnehmende Person angegeben werden. Einnahmen aus Teilnehmer-Beiträgen müssen zu 100% für Projektausgaben verwendet werden.

Nachweis immaterieller Einlagen

Der Zuschuss-Empfangende muss die Höhe der Sach-Einlage durch transparente Abrechnung auf der Basis der üblichen Marktpreise nachweisen.

Sachspenden

Sachspenden müssen durch Vertrag und Quittung über den Empfang der Spende nachgewiesen werden.

Verwendung eines Anteils am Zuschuss des Zukunftsfonds durch eine andere Organisation

Planen die Antragstellenden, einen Teil der praktischen Umsetzung des Projekts einer anderen Organisation zu übertragen, sind sie verpflichtet, diese Absicht im Einklang mit dem Vertrag vorab mit dem Zukunftsfonds zu konsultieren (nicht betroffen hiervon sind Schulaufenthalte).
Eine der Bedingungen für ein solches Vorgehen ist der Abschluss eines Vertrags zwischen dem Zuwendungsnehmenden und der betreffenden Organisation, in dem die Rolle beider Subjekte festgelegt wird (Gegenstand der Zusammenarbeit, Höhe des Betrags, der auf das Konto der zusammenarbeitenden Organisation überwiesen wird, Ausführungstermin). Die Antragstellenden sind verpflichtet sicherzustellen, dass die zusammenarbeitende Organisation die Nutzung ihres Anteils am Zuschusses gemäß den Vorgaben nachweist. Die Gesamtabrechnung des Zuschusses wird vom Zuschussnehmer vorgelegt, und dieser haftet vertragsgemäß auch für sie.

Rückzahlung nicht verwendeter Teilbeträge des Zuschusses

Der Zuschuss des Fonds kann nur für die im Vertrag aufgeführten Kosten verwendet werden.
Der Anteil des Fonds an den Gesamtkosten für das Projekts darf 50% nicht überschreiten. Nur bei Projekten, die im Rahmen des Jahresthemas bewilligt wurden oder bei vom Fonds ausgeschriebenen Sonderprogrammen darf der Anteil des Fonds bis zu 70 % ausmachen.
Fallen die tatsächlichen Gesamtkosten für das Projekt geringer aus als geplant und der Zuschuss des Fonds würde den erlaubten prozentualen Anteil überschreiten, muss der oder die Antragstellende die Differenz aufs Konto des Fonds zurückzahlen. Ebenso müssen nicht verwendete finanzielle Mittel zurückgezahlt werden, und zwar binnen 14 Tagen nach Übermittlung der Rückzahlungsanforderung durch den Fonds.
Die betreffende Summe wird auf das unten angeführte Konto überwiesen, wobei die Projektnummer als variables Symbol angegeben wird.

Name der Bank: UnicreditBank, Revoluční 7, Praha 1, ČR
Kontonummer: 513 169 004 / 2700 (Zahlungen in Kč)
IBAN: CZ68 2700 0000 000 513 169 020
SWIFT CODE – BIC: BACXCZPP (Zahlungen in €)

In Ausnahmefällen kann der Fonds schriftlich die weitere Ausschöpfung der Restmittel aus dem gewährten Zuschuss für weitere Zwecke des geförderten Projekts bewilligen.
Wird das Projekt nicht realisiert, muss der gewährte Zuschuss in voller Höhe zurückgezahlt werden. Bei Beträgen bis zu 250 Kč oder 10 € kann nach Verhandlung mit dem Fonds die Zahlung erlassen werden.

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